Hogyan archiváljuk az e-mail leveleket Outlook levelező programban?

Az íróasztalon növekvő papírhalmokhoz hasonlóan a különféle új elemek létrehozásával a Microsoft Outlook postafiókfájljai is folyamatosan növekednek. A papíralapú valós világban időnként átnézzük a felgyülemlett dokumentumokat, és lefűzzük azokat, amelyek fontosak ugyan, de ritkán van rájuk szükség. Az kevésbé fontosaktól – például az újságoktól és szórólapoktól – pedig, ha már túl régiek, megszabadulunk. 

A hasonló műveletek gyorsan elvégezhetők az Outlook alkalmazásokban is. A régi elemek áthelyezhetők egy tárolófájlba a Fájl menü Archiválás parancsával manuálisan, vagy az Archiválás szolgáltatás használatával automatikusan is. Az egyes elemek akkor minősülnek réginek, amikor életkoruk eléri az előre beállított értéket. Az Archiválás szolgáltatás a megadott beállítástól függően törli vagy áthelyezi az ilyen régi elemeket. Az Outlook alkalmazások bármilyen elemet képesek archiválni, de csak azokhoz a fájlokhoz – például e-mail üzenetekhez csatolt Microsoft Excel-táblázatokhoz vagy Microsoft Word-dokumentumokhoz – férnek hozzá, amelyek az e-mail mappákban találhatók. A nem e-mail mappákban tárolt fájlok nem archiválhatók ilyen módon. 

Az Archiválás szolgáltatás használata két lépésből áll. Első lépésként engedélyezni kell a szolgáltatást, majd a második lépésben minden egyes archiválni kívánt mappánál meg kell adni a szolgáltatás beállításait. 

Mappaszinten az archiválni kívánt elemek, valamint archiválásuk gyakorisága adható meg. Az automatikus archiválás az egyes mappákra külön-külön is beállítható, illetve az összes mappára vonatkozóan is megadható egy alapértelmezett archiválási beállítás, ami azoknál a mappáknál, amelyeknél más beállításokat szeretne használni, mappánként külön módosítható. Az Outlook alkalmazás minden indításakor automatikusan futtatja az Archiválás szolgáltatást, amely az aktuális dátum figyelembe vételével ellenőrzi a mappák archiválási beállításait, és a régi elemeket áthelyezi az archív fájlba. A Törölt elemek mappába áthelyezett elemek törlődnek. 

Alapértelmezés szerint az Archiválás szolgáltatás az Outlook alkalmazás több mappáján is be van kapcsolva. Az alábbi lista ezeket a mappákat sorolja fel, és jelzi az egyes mappák alapértelmezett archiválási gyakoriságát is:
  • Naptár mappa (6 hónap)
  • Feladatok mappa (6 hónap)
  • Napló mappa (6 hónap)
  • Elküldött elemek mappa (2 hónap)
  • Törölt elemek mappa (2 hónap)
A Beérkezett üzenetek, Névjegyalbum és Piszkozatok mappákon nincs automatikusan bekapcsolva az Archiválás szolgáltatás. A Névjegyalbum mappánál nem használható az Archiválás szolgáltatás, ezért ez a mappa nem is rendelkezik archiválási tulajdonsággal.

Az elemek archiválása és exportálása közötti különbség

Archiválással az elemek csak személyes mappafájlba (.pst) helyezhetők át, míg exportálással többféle formátumú fájlba, többek között .pst fájlba vagy tagolt szövegfájlba is. Az új archív fájlban megőrződik az eredeti mappastruktúra. Ha az archivált mappa felett a struktúrában áll egy szülőmappa, akkor a rendszer az archív fájlban létrehozza ugyan a szülőmappát is, de az eredeti szülőmappa elemeit nem archiválja. Így biztosított az, hogy a postaláda és az archív fájl mappastruktúrája megegyező legyen. Az eredeti mappákat nem távolítja el a rendszer az archiválás után akkor sem, ha azok kiürültek. Archiválni csak egyetlen fájltípust lehet, mégpedig a .pst kiterjesztésű fájlokat. 

Exportáláskor a rendszer az elemeket az exportálási fájlba másolja, de nem távolítja el őket az eredeti helyükről.

Az exportálás folyamán az elemek dátuma módosul. Erre különösen e-mail üzenetek esetében fontos figyelni, mert ezeknek az elemeknek az elküldési dátuma az exportálás dátumára változik.

Az Archiválás szolgáltatás bekapcsolása

  1. Kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára, majd válassza az Egyéb lapot.
  2. Kattintson az Archiválás gombra.
  3. Jelölje be az Archiválás jelölőnégyzetet. A naponta mezőbe írja be az Archiválás szolgáltatás futtatásának kívánt gyakoriságát.
  4. Ha az elemek archiválása előtt értesítést kér, akkor jelölje be a Rákérdezés az archiválás előttjelölőnégyzetet.
  5. A Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlba mezőbe írja be annak a fájlnak a nevét, amelyben az archivált elemeket el kívánja helyezni. Ha a fájlt tallózással szeretné kijelölni, kattintson a Tallózás gombra.
  6. Kattintson kétszer az OK gombra.
Az Archiválás szolgáltatás bekapcsolása után meg kell adnia a mappák archiválási beállításait.

A mappák archiválási beállításainak megadása

  1. A mappalistában kattintson a jobb gombbal arra a mappára, amelyen az Archiválás szolgáltatást be szeretné kapcsolni, majd kattintson az Adatlap parancsra.
  2. Kattintson az Archiválás fülre.
  3. A mappa archiválási beállításainak megadásához jelölje be a Minden olyan elem eltávolítása, amely több mint lehetőséget.
  4. A hónapos mező előtt található számmezőbe írja be, hogy a mappa elemei mennyi idő után kerüljenek át automatikusan az archív fájlba.
  5. Az archivált elemek fájljának meghatározásához jelölje be a Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlbaválasztógombot.
  6. A Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlba mezőbe írja be az archivált elemek fájljának nevét, vagy kattintson a Tallózás gombra, ha a fájlt tallózással szeretné kijelölni, majd kattintson az OK gombra.
  • 19 A felhasználók hasznosnak találták ezt
Hasznosnak találta ezt a választ?